Mapy myśli - zastosowanie techniczne

Wstęp

Techniczne zastosowanie map są dla mnie podtypem zastosowań odtwórczych czyli takich w których raczej odtwarzamy cos istniejącego, gdzie w konsekwencji głównie angażujemy naszą lewą półkulę, bo przecież niczego nie tworzymy. Często jest to  bierna czynność i też w konsekwencji nie budzi emocji i też często za długo nie zostaje w pamięci. A mapy myśli pozwalają to nieco zmienić.

Czyli są to głównie:

  • Notatki ze spotkań, warsztatów, konferencji,
  • Notatki z analizowanych materiałów np. książek, artykułów, dokumentacji, itp..

Korzyści

Najważniejsze wspólne korzyści, w szczególności do tzw. liniowych notatek, to:

  • Synteza – materiał automatycznie się układa co pozwala wykryć ewentualne braki w logice lub spójności,
  • Pamięć – dzięki skupieniu się na istocie oraz powiązaniom oraz pobudzeniu prawej półkuli.

Technika pracy

Przy zastosowaniach odtwórczych można od razu pracować z Mapą Myśli. Pewną blokadą może być tylko „niechęć” wynikająca z większego wysiłku w porównaniu do biernych liniowych notatek (to jest udowodnione naukowo, że prawa półkula bardzo skutecznie potrafi się bronić przed wysiłkiem i nadmiernym spalaniem energii).

Podstawowe zasady:

  • Główny element to oczywiście temat lub cel spotkania/wystąpienia/prezentacji
  • Kolejne pojęcie tworzą strukturę mapy zgodnie z jej hierarchią.
  • Dobrze jest oznaczać (pogrubiać lub dodać rysunek, w zależności od pomysłu), sprawy ważniejsze – ale nie koniecznie wszystkie.
  • No i jak najmniej tekstu, warto stosować zwroty maksymalnie dwu-trzy wyrazowe, tak aby nie zaciemniać mapy.

Proste prawda! 🙂

Rezultat

  • Mapa powinna być w miarę zrównoważona, jeżeli jakaś kategoria jest przeładowana, to być może niewłaściwie podzieliliśmy problem.
  • Mapa powinna zmieścić się na kartce a4 (lub odpowiednik na ekranie). Zbyt dużo tekstu i powiązań niweczy korzyści.

Dobre rady

  • Nie kreślić i nie modyfikować (!!!!) – najważniejsza zasada (nawet jak rysujemy w programie), kreślenie zrywa relacje mapy z myślami, co jest zaprzeczeniem tej notacji. Częsta modyfikacja mapy utrudnia zapamiętanie. Jak mapa nie wyszła najlepiej, to niech tak pozostanie, bo obrazuje nasz proces myślowy który taki właśnie był.
  • Efekt gwiazdy – w przypadku przeładowanej kategorii, gdy większość haseł łączy się z jedną kategorią. Odradzam dzielenie kategorii, lepiej stworzyć nową która czymś będzie się różnić od przeładowanej i w ten sposób rozładować hasła. Ewentualnie hasła dowiązywać do istniejących zamiast do kategorii, nawet jak to lepiej pasuje. Zdecydowanie nie należy niczego skreślać, rysować nowych połączeń itp.
  • Efekt glizdy – odwrotność gwiazdy, czyli gdy dla danej kategorii powstają podkategorie z małą ilością rozgałęzień, lub nawet bez. Może to być efekt, że kategoria główna jest zbyt odległa od poruszanego problemu stąd tyle poziomów na doprecyzowanie.

UWAGA: gwiazd i glizd nie należy się nadmiernie unikać! Bo to odpowiada rzeczywistemu przebiegowi spotkania/ustaleń/prezentacji/itp., może to być wartościowa informacja o charakterystyce zagadnienia, którą mapy myśli unaoczniają a kamuflują się w liniowych notatkach.

Mapy myśli - podstawowe zasady
Mapy myśli – podstawowe zasady

Przykłady

Notatka ze spotkania

Przykład pokazujący jak mapa doskonale zastępuję notatkę. Dużo mniej pisania, dużo większa przejrzystość i więcej treści.

Na spotkaniu miała zostać wypracowana koncepcja nowego portalu klienta, sprawa w miarę ogólna, proszę wczytajcie się w ten tekst i spróbujcie sobie wyobrazić jak ten przebieg mógł wyglądać. Jak chaotycznie pojawiały się uwagi poszczególnych uczestników, gdzie każdy skupia się na swoim obszarze zwraca na coś uwagę niezależnie, czy dany temat jest omawiany. Jaki to wprowadza chaos do notatki i jak mapa myśli jest na to uodporniona. Rewelacja prawda?

Portal klienta warsztaty 17.06.2022

Agenda:

  • Określenie podstawowych funkcjonalności
  • Wybranie technologii
  • Określenie systemów z którym będzie się integrować
  • Bezpieczeństwo

Przebieg spotkania:

  • Obecny portal jest rzadko używany – głównie pobieranie faktur czasem zgłaszanie reklamacji.
  • Biznes dostarczy informacje ile przetwarzają spraw zgłaszanych przez portal.
  • Zweryfikować u administratorów jaki jest ruch na obecnym portalu oraz jakie funkcje są najczęściej używane
  • Wiele spraw które mogły by być załatwiane na portalu trafiają do biura obsługi i angażują pracę pierwszego i drugiego wsparcia.
  • Klienci często tą samą sprawę zgłaszają wszystkimi możliwymi drogami kontaktu z firmą tj. wysyłane jest pismo papierowe, dzwonią na infolinię, wysyłają maila i czasem dodatkowo zgłaszają sprawę na portalu.
  • Gdy klienci dzwonią z pytaniem o określoną sprawę, to na obsłudze podają status jednej z nich nie wiedząc, że procedowana może być inna.
  • Należy zweryfikować, czy możliwe jest wyeliminowanie innych źródeł kontaktu, co najmniej e-mail.
  • Należy rozważyć możliwość integracji bazy e-Portali z kancelarią obsługująca pisma.
  • Należy rozważyć możliwość integracji portalu z aplikacją obsługującą kontakt telefoniczny.
  • Ustalono, że portal ma udostępniać co najmniej te same sprawy które posiada stary portal np.. Zgłoszenia reklamacyjne, dostęp do faktur, zgłoszenie wniosku dla umowy na nowy produkt.
  • Ustalono, że portal ma przyjmować tylko wnioski poprzez formularze elektroniczne, nie jest niezbędne przesyłanie skanów pism.
  • Bezpieczeństwo zwraca uwaga, że należy uwzględnić w planie testy penetracyjne oraz walidację sposobu przechowywania danych osobowych.

A teraz jak mogła by powstawać Mapa Myśli:

Według mnie, czysto prosto i usystematyzowane i to on-line.

Notatka z materiału np. Książki

A teraz kolejne porównanie dwóch podejść do notatek, notatka klasyczna i mapa myśli. W notatce otrzymujemy wiele stron tekstu, jeżeli często tak robimy, to mamy sporo materiału, którym trzeba zarządzać i pewnie ze względu na objętość nie za często do niego zaglądamy.

W przypadku map myśli, powstaje rysunek, po którym łatwo się poruszać, którym łatwo zarządzać, który zawsze może być pod ręką np. w telefonie.

Dodatkową korzyścią, jest łatwość tworzenia mapy, po prostu mam telefon pod ręką i gdy pojawia się interesujące zagadnienie, to je po prostu dodaję. Dodatkowo w każdej chwili mogę rzucić okiem na dotychczasowy materiał.

I to samo w postaci Mapy Myśli, wydaje się trochę skomplikowane ale to jest zawartość średniej wielkości książki.

Przydatne narzędzia

  • Kartka papieru – zdecydowanie rekomenduję, głównie dlatego, że uniemożliwia kreślenie i modyfikacje, które niszczą efekt tak ważny dla tej kategorii. Równie dobra jak nie lepsza jest elektroniczna kartka papieru tj. tablet + rysik.
  • SimpleMind – ale to w drugiej kolejności.
  • Xmind – zdecydowanie odradzam, bo automatycznie układa gałęzie a to niweluje wszystkie korzyści map myśli.

Dodatkowe przykłady

Kilka przykładów, wręcz nabazgranych map myśli. Wiele z nich jest po prostu brzydkich ale to nie ma znaczenia. Bo ja spoglądam na taką mapę myśli którą tworzyłem nawet rok temu i od razu kojarzę zagadnienie.

Dodatkowo w tych przykładach jak widać często trafiały się gwiazdy i brak zrównoważenia, co sugeruje, że tematy nie były wyczerpane. Wyraźnie widać, w którym momencie utykaliśmy na detalach i na co potem zabrakło czasu.

A tu inne mapy tworzone na bieżąco w trakcie czytania książek, mapy tworzę na telefonie w programie SimpleMind. Wbrew pozorom jest to bardzo wygodne, telefon jest pod ręką, po przeczytaniu jakiegoś istotnego fragmentu dodaje to od razu do mapy. W efekcie mam dostęp do całej zawartości książki na jednym rysunku i zawsze pod ręką. Takie mapy posiadam, do prawie wszystkich wartościowych pozycji które czytam.

Podsumowanie

Podsumowanie dotychczasowych informacji.