Opanować chaos – czyli jak skutecznie zarządzać pocztą w MS Outlook

Poczta elektroniczna to ewidentnie podstawowe narzędzie w pracy biurowej. Teoretycznie służy komunikacji a w praktyce jest to raczej generator szumu informacyjnego – zaryzykowałbym stwierdzenie, że jest to Spam 2.0. Może nie ma ofert sprzedaży tudzież powiększenia czegoś, niemniej jednak wartość informacyjna nie wiele większa. Ale zacznijmy od tego, czy któryś z poniższych problemów wydaje Ci się znajomy? Jeżeli tak to zapraszam, opiszę jak w 3 krokach opanować ten chaos.

• W skrzynce odbiorczej posiadam ponad kilkaset wiadomości.
• Nie czytam wszystkich wiadomości, posiadam ogromną ilość wiadomości ze statusem nieprzeczytane.
• MS Outlook jest źródłem stresu lub niepokoju w chaosie giną mi ważne maile.
• Obsługa poczty zajmuje zauważalną część czasu w trakcie dnia.

Nawet jeżeli wszystkie są prawdziwe, to w tym artykule pokażę podzielę się metodą jak sobie z tym całkiem skutecznie radzić. Metoda wymaga na początku pewną zmianę przyzwyczajeń a także wymusza minimum sumienności ale efekty są prawie natychmiastowe (nawet jak już toniesz w bagnie mailowym, to to co jest opisane poniżej pozwoli Ci z tego wyjść. Gwarantuje natomiast, że stosując się do tych kilku punktów uzyskasz następujący efekt:

• Ważne tematy nie będą umykać.
• Obsługa poczty będzie zajmować minimum czasu.
• Polubisz Outlooka.

A uzyskasz to dzięki nabytym nawykom pozwalającym:

• Skutecznie filtrować szum informacyjny
• Zarządzać hierarchią spraw.

Spójrzmy jeszcze na historię. Na dzisiejszą komunikację składają się dwa kluczowe wydarzenia:

• 9 marca 1876 roku pomocnik Aleksandra Bella usłyszał: „Panie Watson, niech pan tu przyjdzie, jest mi pan potrzebny” – została przesłana krótka i precyzyjna informacja. To bez wątpienia dało paliwo do potężnego skoku cywilizacyjnego.
• Listopad-grudzień 1971 roku Raymond Tomlinson, wysłał pierwszego emaila, nie pamięta czy brzmiał on: „QWERTYUIOP” czy „TESTING 1 2 3 4”. Czyli wysłał coś bez sensu tak aby wysłać. I tak zostało.

Wysłanie wiadomości jest proste, szybkie i nie wymaga takiego zaangażowania intelektualnego jak bezpośrednia rozmowa.

Wykorzystane techniki

Aby osiągnąć wskazany cel ja stosuję 3 proste techniki. Każda zabiera minimum czasu ale daje konkretne rezultaty. Używam tego od lat i naprawdę się sprawdza i uwierzcie naprawdę lubię outlooka.

• Pusta skrzynka  – skrzynkę odbiorczą mam praktycznie pustą, traktuję jak skrzynkę na listy, przesyłki wybieram na bieżąco i odpowiednio je segreguję. Najpilniejsze zostawiam na biurku. Reszta trafia do:
  • Kosza
  • Odpowiedniego folderu
• Flagowanie – każdy istotny mail dostaje flagę, dzięki zarządzaniu flagami możliwe jest zarządzanie czasem obsługi wiadomości. Po wykonaniu co trzeba flaga dostaje znacznik wykonania i znika z listy. Działam głównie na flagach.
• Kategorie – każdy istotny mail ląduje oprócz tego, że ląduje w odpowiednim katalogu dostaje odpowiednią kategorię, dzięki temu łatwo do niego wrócę.

Pusta skrzynka odbiorcza

W skrzynce odbiorczej przechowuje tylko wyjątkowo istotne sprawy nad którymi obecnie pracuję. Niezależnie czy są oflagowane i skategoryzowane leżą tu tak jak ważne pisma na biurku. Wszystko inne trafia od razu do stosownego katalogu lub kosza. Pusta skrzynka współpracuje z pozostałymi technikami tj. Flagowanie i Kategoryzowanie.

• Kosz – zasady przenoszenia do kosza powinny być możliwie proste i rygorystyczne. Kosz jest archiwizowany i nigdy go nie oczyszczam, więc w razie czego coś można tam wyszukać. Każda dyskusja, każda wymiana nie nosząca niczego trwałego po przeczytaniu jest automatycznie kasowana. W moim przypadku obecnie ok. 90% wiadomości ląduje w koszu. I bardzo rzadko muszę coś w koszu szukać.
• Foldery – tu wedle uznania, każdy ma własne zasady tworzenia struktury folderów. Mogą to być projekty, może to być typ prowadzonych spraw, wedle uznania. Co ważne Późniejsze elementy zapewniają, że nie trzeba łazić po folderach aby coś istotnego znaleźć.

O pustą skrzynkę dbam na bieżąco, każdy śmieć wpada od razu do kosza np. 2 min na telefonie w wolnej chwili uwalniają mnie od sporego balastu maili.

Warto przełamać strach przed kasowaniem wiadomości.

Flagowanie

Każda wiadomość która wymaga mojej aktywności dostaje flagę, dzięki temu niezależnie w jakim folderze wyląduje już nie zginie. Efektem flagowania jest zgrubna selekcja spraw w celu wykrycia właściwego priorytetu. Na koniec flagowania, wiadomości zostały gruntownie przesiane i mamy w głowie obraz tego co wymaga akcji.

WAŻNE: widok flag w MS Outlook wyciąga wiadomości z dowolnego folderu, dzięki czemu wiadomości nie muszą zalegać w skrzynce odbiorczej, są uporządkowane i dają dobry wgląd jaka ilość spraw wymaga obsługi. Ja staram się pilnować aby ta lista mieściła się na ekranie, więcej przestaje być zarządzane.

Rada: przy wstępnym flagowanie dobrze jest nadać po prostu flagę (bezczasową), dopiero przy pracy można już nadawać flagi typu: dziś, jutro, w tym tygodniu, itp..

Kategoryzowanie

Wiadomość w skrzynce ma dwie drogi, ląduje w:

• Kosz – wszystko co nie jest istotne,
• Folder – jeżeli jest to istotna informacja. Nie proponuje żadnych technik tworzenia folderów, bo zakładam, że każdy ma swój dostosowany do swojej specyfiki pracy.

Następnym etapem jest kategoryzacja. Za pomocą „folderów wyszukiwania” w MS Outlook, można utworzyć dowolne drzewo kategorii, to jest genialny w swojej prostocie mechanizm. Tak zdefiniowane widoki zbierają wiadomości ze wszystkich folderów zgodnie ze zdefiniowanymi warunkami na kategorie.

WAŻNE – każdy mail może mieć nadanych wiele kategorii, wówczas będzie widoczny w wielu różnych folderach wyszukiwania. Czyli powstaje w ten sposób kapitalny układ przekrojowy.

Na początku nie ma potrzeby tworzenia całego zestawu kategorii, z czasem wyjdzie które się najczęściej przydają. Ja w 90% przypadkach używam kategorii zarządczych.

Przykładowy mój układ drzewa kategorii:

• Zarządzanie
  • Bieżące – wszystkie sprawy, które są istotne i wchodzą w moją bieżącą pracę. Jeżeli na daną sprawę wchodzi wiele maili, to kategorię bieżące ma ostatni (porządkuję to dość często, przy okazji odświeżam sobie co się dzieje).
  • Śledzenie – sprawy mniej istotne, ale oznaczone, bo wiem, że muszę do tego wrócić.
  • Na potem – mało istotne i niezakończone sprawy, chcę mieć to jakoś na tapecie. Rzadko tu zaglądam.
• Ustalenia
  • Problemy – być może teraz nic nie można zrobić ale problemy zwykle materializują się później, ten rejestr dość często przeglądam.
  • Ważne – mogą być to tematy otwarte lub już zamknięte. Rejestr spraw ważnych jest wyjątkowo przydatny przy porządkowani spraw lub przeglądu kluczowych tematów wartych poruszenia na różnych statutach.
  • Ustalenia – zgodnie z nazwą, jeżeli mail zawiera ustalenie, które może być wejściem do innych to warto go oznaczyć.
• Inne
  • Ciekawostki – taki hyde park, czasem coś śmiesznego, czasem głupiego, zgodnie z własnymi potrzebami. Z czasem z zaskoczeniem odnajduję się ciekawe i zapomniane kwestie.
  • Materiały
  • Itp..

3 scenariusze pracy z Outlook

• Selekcja – podstawowy scenariusz, zapewniający porządek w outook
  • Ultra pilne – szybka reakcja na pilne sprawy, wyławiane dzięki bieżącej selekcji
• Działania –  spokojna praca na mailach wymagających reakcji
• Zarządzanie – ten scenariusz sprawia, że nie jesteśmy lubiani, bo mało która ważna sprawa unika.

Selekcja

Scenariusz oparty na przedstawionych powyżej technikach. Jego efektem ma być porządek z mailami. To nie jest cel sam w sobie, tylko warunek konieczny, który dopiero umożliwia efektywną pracę.

Realizacja:

• Praca na skrzynce odbiorczej.
• Cały scenariusz trwa chwilę, ja to robę na bieżąco.
• Tu nie czytam maili tylko szybko skanuje aby oszacować jako oflagować i ewentualnie skategoryzować.

Rezultat:

• Oczyszczona poczta
• Pełna świadomość co trafia (brak złogów i nieprzeczytanych maili)

Działania

To jest najmniej fajny element, do tych oflagowanych wiadomości kiedyś trzeba usiąść. Tu jest praca na widoku flag, który zbiera wiadomości ze wszystkich folderów, widok można sobie dodatkowo dostosować aby widoczne były foldery oraz kategorie. Znając liczbę wiadomości, można oszacować potrzebny czas i zablokować sobie na to czas w kalendarzu. Po zajęciu się tematem, obsługa zgodnie z zasadami, tj. można wiadomość skasować, zmienić folder, kategorię itp..

Realizacja

• Praca na widoku flag i obróbka zaplanowanych maili.
• Jeżeli temat dłuższy to wykorzystywanie flag do planowania terminu.
• Wykorzystanie kategorii jeżeli wymaga dodatkowego monitorowania.

Rezultat:

• Obsłużone sprawy zgonie z terminem i priorytetem.
• Jeszcze większa świadomość co wymaga reakcji.

Zarządzanie

Ta aktywność jest całkiem przyjemna. Można realizować w zależności od potrzeb lub cyklicznie. Polecam podejście cykliczne, bez tego sprawy zaczynają się piętrzyć. Najlepiej w piątek, zrobić przegląd kluczowych kategorii. Bywa, że jakieś kategorie spadają, bo się już zdezaktualizowały albo pojawiły nowsze wiadomości w wątku. Sposób przeglądania zależy od kategorii, typu. Ważne, Problemy, Bieżące, itp. Z tego często powstaje plan na przyszły tydzień.

Realizacja

• Praca na folderach wyszukiwania.
• Sprawy są już znane, więc wymagają przejrzenia i ewentualnie aktualizacją kategorii lub ich zdjęcie.
• Sprawy nieaktualne trafiają do kosza albo mają zdejmowane kategorie.

Rezultat:

• Wyciąganie tematów zapomnianych ale nadal ważnych.
• Maksymalna kontrola aktualnych tematów.

Efekt

Na koniec dnia mój outlook wygląda tak. W skrzynce odbiorczej tylko kilka postów. Tematy oflagowane czekają na swoją kolej. Wiem co tam jest, więc wiem ile czasu na to zaplanować. Kategorie pilnują aby nic nie zginęło. Mam poczucie ładu i kontroli.

Podsumowanie

Przedstawiona metoda jest szkieletem podejścia i myślę, że może być dobrą inspiracją do wypracowania własnego mechanizmu zarządzania chaosem jakim jest poczta korporacyjna.