Przecierasz oczy po drzemce, z nadzieją spoglądasz na zegarek licząc, że kilka godzin udało się przetrwać, niestety minęło tylko 5 min. Jedyny pozytyw, że nie jesteś w operze, siedzisz w klimatyzowanej sali, otaczają Cię ludzie, głęboko pochłonięci czymś ultra ważnym na swoich smartfonach lub laptopach. Nawet jakbyś teraz zamienił się tyranozaura, to mało kto by to zauważył. Na końcu Sali, ktoś o czymś mówi i wyświetla slajdy, na szczęście jest na tyle dobrze wychowany, że nie wymaga aby go słuchać. Na końcu zrobi z tego notatkę, której nikt nie przeczyta ale prawie każdy zgłosi uwagę do jakiegoś kompletnie nieistotnego fragmentu.

Spotkania jako KPI projektu i organizacji

Bezsensowne spotkanie, to nie tylko dobra okazja aby się zdrzemnąć. Bezsensowne spotkanie, to bardzo dobre narzędzie dla Menedżerów z kadry zarządzającej. Bo dużo mówią o stanie organizacji, jeżeli można je prowadzić nieefektywnie, to tu się przepala najwięcej czasu i to w sposób masowy.

• bezsensowne spotkania => marnotrawstwo zasobów.
• marnotrawstwo zasobów => kiepsko zarządzana organizacja
• kiepsko zarządzana organizacja => kopalnia porażek

Czyli wystarczy odwiedzić od czasu do czasu losowe spotkania zespołów i na tej podstawie można z całkiem dużą dokładnością oszacować jaki jest współczynnik porażek. Co jeszcze ciekawsze nieefektywna praca pojedynczej osoby jest mało widoczna, tu widać jak na dłoni wszystko.

Czy spotkanie może być dobre i kiedy jest?

W mojej ocenie nie może być, jest to fizycznie niemożliwe. W toku tysięcy lat ewolucji tak się zaprogramowaliśmy, że jak zgromadzimy się w grupie to mamy do wyboru:

• Zaatakować kogoś,
• Zbudować coś,
• Zabawić się,
• Odprawić jakiś rytuał religijny.

Tymczasem współcześnie w organizacjach, ktoś wpadł na pomysł, aby gromadzić ludzi, bez charyzmatycznego przywódcy, bez emocji, bez alkoholu i każe najbardziej agresywnym przedstawicielom planety biernie siedzieć przez wiele godzin.

Ale… może jednak istnieje coś takiego jak praca grupowa? WŁAŚNIE! Tzw. Spotkanie jest zawsze bezsensowne, ale jeżeli ludzie są zebrani w jedno miejsce w jakimś CELU i mają do wykonania określone zadania, to się może udać. Ba, to się zwykle udaje. Spójrzmy do źródła dobrych praktyk  jakim jest BABOK, tam nie ma słowa o spotkaniach są WARSZTATY i tak są zdefiniowane:

Workshops bring stakeholders together in order to collaborate on achieving a predefined goal.

BABOK

Widzicie to? – „achieving a predefined goal„

Proste, jak nie dajemy ludziom alkoholu, nie mają kogo zaatakować – to trzeba ich zmusić aby coś stworzyli (tj. niech zbudują piramidę).

Cechy dobrego spotkania

Podstawowe 4 wymieniłem w rozdziale wyżej. Jeżeli nie da się ich spełnić, to moje subiektywne cechy spotkania poprawnego:

• Cel – jest to warunek KONIECZNY,  jeżeli nie jest powiedziane po co, to udział w takim spędzie nie ma najmniejszego sensu. No chyba aby się zdrzemnąć. Cel MUSI być mierzalny.

Cechy idealnego spotkania

Idealna spotkanie to takie w którym uczestnik wie „PO CO” ono jest, „DLACZEGO” ma w nim uczestniczyć i czego się od niego oczekuje lub co ma zrobić.

Czyli do powyższego punktu można dodać kolejne:

• Zdefiniowane co  ma być wykonane – rozwinięcie celu, bardzo przydatne, każdy uczestnik powinien wiedzieć kiedy cel został osiągnięty i może się przespać albo wyjść.
• Podział ról i obowiązków – tak jak zawodnik drużyny piłkarskiej musi wiedzieć, czy stoi na bramce czy ma strzelać gole, bez tego człowiek nie pracuje efektywnie. W praktyce można to przedstawić w postaci agendy np.:
  • Omówienie celu spotkania – Jan Kowalski(PMO) – 10min
  • Omówienie ustaleń dot. nowych zasad fakturowania produktów dodatkowych – Krystyna J. (Analityk) – 10min
  • Dyskusja i podjęcie decyzji kierunkowej dot. ….. – Wiesław K. (Sponsor) – 30min
  • Wypracowanie docelowych kanałów komunikacji z klientem – Krystyna J (Analityk), Robert M. (główny użytkownik), …., – 1h
  • Potwierdzenie procesu biznesowego przesłanego w materiałach – Robert M. (główny użytkownik), ….., Wiesław K (Sponsor) – 1h
  • Podsumowanie spotkania – Jan Kowalski (PMO) – 15min.
  • Notatkę sporządza się i akceptuje na spotkaniu!
• Materiały przed spotkaniem – nie ma materiałów (wypada zebrać nawet te niby znane), to tak jak zaprosić ludzi na imprezę i pokazać pusty stół. Tego by nawet poznaniak poznaniakowi nie zrobił.
• Czas trwania – im krócej tym lepiej. Spotkania decyzyjne i kierunkowe to maks. 30min. Wprowadzenie, szybka wymiana opinii i decyzja – koniec. Spotkanie typu warsztat najbardziej efektywne są gdy trwają 2h maks. to 4h z jasno wydzielonymi etapami. Jak dłużej, to efektywność dramatycznie spada, spotkania całodniowe, to już zbrodnia.

Cechy bezużytecznego spotkania

Przydatne aby móc oszacować kiedy nie trzeba w spotkaniu brać udziału, bo to tylko strata czasu.

Różne elementy mogą być spełnione aby spotkanie mogło być udane, ale jest jeden warunek konieczny aby ono miało sens. Bez niego można śmiało stwierdzić, że nie ma sensu tracić na nie czas.

Tym warunkiem koniecznym jest jasno zdefiniowany CEL.

Bez agendy można się obejść ale bez celu, to kompletne nieporozumienie. I celem nie jest coś w stylu: „Spotkanie w celu omówienia xyz”. Omówienie czegoś nie jest celem. Celem jest uzyskanie czegoś i to coś musi być mierzalne. Np. decyzja, ustalenie, itp. Pogadanie o czymś nawet nie jest celem wyjścia na piwo, tylko inspiracją:)

Jak zapewnić efektywność spotkań

Bez wątpienia, żadne regulaminy, zasady, podręczniki itp. nic kompletnie nie dają. Z zasady robi się to co się MUSI robić. Jest tylko jedna droga, rozliczalność.

Rozliczalność zarówno z zużytych zasobów jak i osiągniętego celu.

Najlepszą mi znaną metodą jest kontraktowanie zasobów. Przykładowo, PM rozpoczynając projekt robi plan z którego wynika, że np..

• Wykonawca – jest niezbędny do 50MD warsztatów i spotkań analitycznych (to nic nowego).
• Analityk – jest niezbędny do 60MD warsztatów (nie licząc pracy własnej)
• Główny użytkownik – 30MD
• Konsultant biznesowy – 30MD
• Itp..

To jest kontrakt z organizacją, szef projektu dostaje zasoby w określonym czasie. Kontraktuje nie tylko Wykonawcę ale także zasoby Zamawiającego. Szczególnie istotne jest to drugie i często pomijane. Zespół ze strony Zamawiającego pracując na rzecz projektu nie robi swoich prac operacyjnych, czyli firma w tym czasie NIE ZARABIA.

Tak naprawdę to wszystko. Ograniczona dostępność zasobów automatycznie wymusza gospodarność.

Nagle PM może zauważyć, że jak 30min poświęci na zaplanowanie spotkania i ograniczy je choć o jedną godzinę, to dla 10 osobowego grona ma oszczędzone 10osobo/godzin. Inwestycja 30 min daje 10 godzin zysku. Warto?

Podsumowanie